Onnistuneet yritystapahtumat ovat sekä tiedottavia ja tuottavia että hauskoja. Vaikka nämä osa-alueet voi olla haastavaa pitää tasapainossa, se on mahdollista näiden takuuvarmojen keinojen avulla.

Yritystapahtumat onnistuvat parhaiten, kun pyydät osallistujilta palautetta prosessin eri vaiheissa. Tapahtumien hallinnan kyselytutkimusohjelmistomme avulla voit arvioida konferenssin tai kokouksen eri osatekijöitä ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Tällaiset kyselytutkimukset kertovat reaaliajassa, kuinka voit parantaa tapahtumaasi.

Hyvin järjestetyt yritystapahtumat

Muista nämä vinkit, sillä niitä käytetään yleisesti parhaiden yritystapahtumien suunnittelussa.

SMART-tavoitteet: Parhaat yritystapahtumat suunnitellaan SMART-tavoitteiden mukaisesti. Täsmälliset, mitattavat, saavutettavat, olennaiset ja aikaan sidotut (Specific, Measurable, Achievable, Relevant ja Time-bound) tavoitteet ovat tapahtuman perusta, jolle kaikki rakentuu.
Turvallisuus: Varmista henkilökunnan, osallistujien ja puhujien turvallisuus tarkistamalla myös tapahtumapaikan turvallisuustoimenpiteet ja ‑käytännöt. Jos alueella tarvitaan lisäturvallisuustoimenpiteitä, huomioi tämä budjetissasi. Nykyään turvallisuuteen lasketaan myös terveys: varaa kasvosuojaimia niitä tarvitseville, sijoita käsidesiannostimia tapahtumatiloihin ja varmista, että tarvittavia turvavälejä voidaan noudattaa.
Budjetti: Pysy budjetissa hinnalla millä hyvänsä (pieni sanaleikki sallittakoon). Aseta realistinen budjetti, noudata sitä ja varaa budjetista 10 % odottamattomiin kuluihin.
Sitouttaminen: Parhaissa yritystapahtumissa osallistujat ovat täysillä mukana: vaikka he ovatkin paikalla oppimassa, he haluavat myös pitää hauskaa. Ajattele innovatiivisesti ja pidä yllä mielenkiintoa.
Kerää palautetta: Kerää osallistujilta ideoita niin blogijulkaisuihin kuin tuoteparannuksiin ja kaikkeen siltä väliltä. Pyydä osallistujilta havaintoja kyselytutkimuksilla tai keskustelemalla heidän kanssaan.

Tee tylsiltä kuulostavista vuosikokouksistakin hauskoja ja tuotteliaita tilaisuuksia näiden viiden takuuvarman vinkin avulla.

1. Lisää tapahtuman merkitystä asettamalla sille selkeä tavoite

Mikään ei ole turhauttavampaa kuin tarpeettomilta tuntuvat kokoukset tai konferenssit, sillä kukaan ei halua tuhlata aikaansa. Tee yritystapahtumista vaikuttavampia antamalla jokaiselle selkeä tavoite SMART-menetelmän avulla:

”Yhtenäisyyden edistäminen”, ”keskusteluun kannustaminen“ ja ”tietojen päivittäminen” kuulostavat epämääräisiltä. Luo mieluummin täsmällinen tavoite, joka puuttuu yrityksessäsi tai toimialallasi vallitsevaan konkreettiseen ongelmaan ja varmista, että ongelmaan löytyy todellinen ratkaisu.
Loppujen lopuksi haluat varmasti saada selville, saavutettiinko tavoite vai ei. Aseta mitattava tavoite ja varmista edistyminen erittelemällä välitavoitteita ja mittaamalla onnistumista lukujen avulla.
Tee tavoitteesta saavutettava. Kokoukset tai konferenssit, joiden tavoite on selkeästi mahdoton saavuttaa, ovat lähes yhtä turhauttavia kuin koko päämäärän puuttuminen. Visualisoi onnistunut lopputulos ennen kuin asetat tavoitteen.
Yritykset asettavat ja saavuttavat joka päivä tavoitteita, joilla on merkitystä yrityksen menestymisen kannalta, mutta joiden varaan ei kannata rakentaa kokonaista tapahtumaa. Valitse tavoite, jolla on tarpeeksi vetovoimaa osallistujien houkuttelemiseen koko yrityksestäsi tai toimialaltasi.
Kaikkiin tavoitteisiin ei voi päästä muutamassa päivässä. Valitse kuitenkin tavoite, joka voidaan saavuttaa tapahtuman loppuun mennessä.

Kun olet valinnut tavoitteen, kerro se tapahtuman osallistujille, esiintyjille, henkilökunnalle ja vapaaehtoisille. Tapahtumaan halutaan osallistua, jos sen merkitys on selvillä.

2. Innosta osallistujia interaktiivisella toiminnalla

Tylsissä tapahtumissa puhujat jaarittelevat, henkilökunta vilkuilee kellojaan ja osallistujat nuokkuvat tuoleillaan. Osallistujien mieli pysyy vireänä, kun lisäät ohjelmaan yhteishenkeä lujittavia harjoituksia, seminaareja, reaaliaikaisia mielipidetiedusteluja ja tietovisoja sekä mukaansatempaavia oppimiskokemuksia.

Jos tapahtuman tavoite on opettaa uusia taitoja, interaktiivisen toiminnan merkitys korostuu. Mukaansatempaava ja osallistava oppiminen antaa osallistujille mahdollisuuden harjoitella uusia taitojaan, minkä ansiosta he muistavat oppimansa paremmin ja saavat välittömästi palautetta ohjaajilta.

3. Käytä tapahtumassa uusia tekniikoita

Opettele rohkeasti uusia tekniikoita, niin voit saada osallistujat mukaan uusilla tavoilla ja kehittää tulevia tapahtumia. Suunnittele, mainosta ja järjestä onnistuneita yritystapahtumia hyödyntämällä esimerkiksi seuraavia keinoja:

Testaa vaihtoehtoja lähettämällä kyselytutkimus ennen tapahtumaa. Toivottuja tapahtumapaikkoja, ajankohtia, puhujia ja tavoitteita koskeviin kysymyksiin saamasi vastaukset voivat auttaa järjestämään tapahtuman, joka on mahdollisimman monen mieleen.
Lisää tilaisuuksien kuvaukset ja aikataulut sekä logistiikka- ja pysäköintitiedot tapahtumasovellukseen, jollaisia noin puolet osallistujista nykyään käyttää tapahtumissa liikkumiseen. Luo lisäarvoa toteuttamalla reaaliaikaisia mielipidetiedusteluja ja kyselytutkimuksia sovelluksessa tapahtuman aikana.
Mainosta tapahtumaasi verkossa erilaisilla keinoilla. Näitä ovat esimerkiksi tarjouskoodit, markkinointi sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa, osallistujille tarkoitetut Facebook-ryhmät sekä Instagram-julkaisut.

Joustavuus on tärkeää yritystapahtumissa, ja edellä mainitut innovatiiviset muutokset auttavat yritystäsi reagoimaan herkemmin osallistujien tarpeisiin.

4. Luo kiinnostavaa materiaalia

Yritystapahtumien ei tarvitse päättyä viimeiseen istuntoon, vaan niiden merkitys jatkuu solmittujen suhteiden, mieleenpainuvien esimerkkien ja todellisen muutoksen kautta. Kun tarjoat tapahtuman jälkeen materiaalia, kuten videoita ja webinaareja, osallistujat muistavat tapahtuman tavoitteen myös tapahtuman päätyttyä.

5. Pyydä palautetta osallistujilta, puhujilta ja henkilökunnalta

Selvitä tapahtuman jälkeen toteutettavalla palautekyselytutkimuksella, miten voit parantaa tulevia tapahtumia. Koska osallistujat, puhujat ja henkilökunta näkevät eri puolia tapahtumasta, kullekin ryhmälle kannattaa luoda oma kyselytutkimuksensa.

Pyydä osallistujia arvioimaan tyytyväisyytensä tapahtuman eri osa-alueisiin, kuten sijaintiin, tapahtumapaikkaan, ajankohtaan, puhujiin ja yksittäisiin puhujatilaisuuksiin.
Pyydä puhujia arvioimaan tyytyväisyytensä matkajärjestelyihin, majoitukseen, henkilökunnan tarjoamaan tukeen, osallistujiin ja saamaansa korvaukseen.
Pyydä henkilökuntaa arvioimaan tyytyväisyytensä organisaatioon, muihin henkilökunnan jäseniin, tiimien johtajiin ja saamaansa korvaukseen.

Pyydä jokaista ryhmää myös kertomaan mietteitään avoimessa kysymyksessä. Tästä kysymyksestä saat selville, mitä kukin henkilö piti tärkeänä tapahtumassa, ja voit sen ja muiden palautekysymysten perusteella luoda suunnitelman tulevaa varten. Tapahtumakyselytutkimusten täydellinen opas antaa lisätietoja yritystapahtumia koskevan palautteen keräämisestä.

Järjestä onnistuneita tapahtumia pyytämällä palautetta

Yritystapahtumat ovat dynaamisia ja niiden onnistumista mitataan eri tavoilla tapahtuman mukaan. Pysyt aallon harjalla keräämällä jokaisesta tapahtumasta mahdollisimman paljon palautetta, mikä auttaa löytämään tapoja järjestää mielenkiintoisia ja merkityksellisiä tapahtumia.

Aloita rekisteröitymällä SurveyMonkeyn käyttäjäksi. Työkaluillamme keräät ja analysoit kyselytutkimusdataa luotettavien tapahtumapäätösten tueksi. Valitse tilaus ja varmista, että tapahtumasi onnistuvat joka kerta.

Lisäapua tulevien tapahtumien järjestämiseen saat tapahtumasuunnittelun tarkistuslistastamme sekä kyselytutkimusasiantuntijoiden hyväksymistä kyselymalleista.

Katso, miten SurveyMonkey tuo helpotusta tiedonnälkään

Aloita heti